domingo, 8 de junio de 2008

PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS

Un evento de presentación de productos es una exposición que se realiza con el fin de dar a conocer un proyecto que se ha venido desarrollando de acuerdo a un estudio realizado sobre sus fortalezas, debilidades y características del producto que se piensa lanzar al mercado.
Este evento es realizado para evaluar una serie de aspectos sobre el producto tales como su acogida, su posible consumo y duración en el mercado, los ingresos y utilidades que este pueda generar, etc.
Para la realización de este evento es importante tener en cuenta el producto ya que esta es parte fundamental del evento ya que este se basa en la presentación de las factibilidades que tiene lanzar al mercado el producto. Se puede definir al producto desde un aspecto Sico-social donde a la persona le mejora su imagen, su estatus, su exclusividad y vanidad.
También se puede decir que el producto representa a la empresa donde se muestra la imagen y la calidad, siempre con el fin de satisfacer las necesidades de los consumidores. La personalidad del producto es la capacidad de darnos a cada uno lo que deseamos.
Los elementos que lo caracterizan son:
· El diseño: es aquello que hace que sea llamativo para los consumidores.
· Surtido: tiene que ver con la comercialización para cada segmento de mercado se debe elaborar un producto específico. Principalmente se enfoca en la capacidad adquisitiva que tenga el consumidor,
· La calidad: aspecto que implica modificar el diseño del producto.
FACTORES DE ÉXITO Y DE FRACASO DE UN PRODUCTO.-
· Costo de Producción mas bajo, nos induce a tener un mejor precio en el mercado.
· Se constata la originalidad del producto, que sea algo nuevo y no una imitación.
· La complejidad de hacer el producto.
· La flexibilidad del proceso de producción de tal forma que debemos hacer un surtido de productos.
· Existen tres maneras fundamentales de enfocar el proceso de introducción de nuevos productos: se le puede considerar como un impulso del mercado, un impulso de la tecnología o uno de la naturaleza interfuncional.

2.1 IMPULSO DEL MERCADO.
De acuerdo con este enfoque, " se debe fabricar lo que se puede vender". En este caso los nuevos productos quedan determinados por el mercado dando muy poca consideración a la tecnología existente y a los procesos de operaciones. Las necesidades del cliente son la base primordial (o única) para la introducción de nuevos productos. Se puede determinar el tipo de nuevos productos que se necesitan a través de la investigación de mercados ola retroalimentación de los consumidores. Después se producen estos productos.
2.2 IMPULSO DE LA TECNOLOGIA.
Este enfoque sugiere que "se debe vender lo que se puede hacer". De acuerdo con esto, los nuevos productos deben derivarse de la tecnología de producción, con poca consideración al mercado. La tarea de mercadotecnia es la de crear un mercado y "vender" los productos que se fabrican.
2.3 INTERFUNCIONAL.
Con este enfoque, la introducción de nuevos productos tiene una naturaleza interfuncional y requiere de la cooperación entre mercadotecnia, operaciones, ingeniería y otras funciones. El proceso de desarrollo de nuevos productos no recibe ni el impulso del mercado ni el de la tecnología, sino que queda determinado por un esfuerzo coordinado entre funciones. El resultado debe ser los productos que satisfacen las necesidades del consumidor mientras que se utilizan las mayores ventajas posibles en la tecnología.
PROCESO DE DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS
Independientemente de cuál sea el enfoque organizacional que se utilice para el desarrollo de nuevos productos, los pasos que se siguen para el desarrollo de nuevos productos son casi siempre los mismos.
3.1 GENERACION DE LA IDEA.
Las ideas se pueden generar a partir del mercado o a partir de la tecnología. Las ideas del mercado se derivan de las necesidades del consumidor. La identificación de las necesidades del mercado puede llevar entonces al desarrollo de nuevas tecnologías y productos para satisfacer estas necesidades.
3.1.1 Técnica para la generación de la Idea.-
· Relación de atributos: Esta técnica requiere enumerar los principales atributos de un producto existente y después de modificar cada uno de ellos en la búsqueda de un producto mejorado.
· Relaciones forzadas: Aquí varios objetos se consideran en relación con el resto.
· Análisis morfológico: Este método busca identificar las dimensiones estructurales de un problema y el examen de las relaciones entre ellos, la esperanza radica en encontrar alguna combinación novedosa.
· Identificación de necesidades y problemas: Las anteriores técnicas creativas no requieren del consumidor para generar ideas. Los consumidores reciben una lista de problemas y dicen cuales de ellos acuden a su mente cuando se mencionan dichos problemas.
· Tormenta de ideas: El problema debe ser específico, el grupo común para esta técnica, consiste de seis a diez personas estimulando la creatividad del grupo por medio de la tormenta de ideas. Las ideas comienzan a fluir, una idea sigue a la otra y en una hora es probable grabar cien o más ideas. Se señalan cuatro principios para que una deliberación alcance una máximo de eficacia:
· No se permite la crítica (los comentarios negativos deben dejarse para después).
· Es bienvenida la espontaneidad (Mientras más original sea la idea mejor).
· Estimular la cantidad (más ideas, mayor probabilidad).
· Estimular la combinación y mejora de ideas (Debe sugerir la forma de integrar las ideas a otros aún más nuevos).
A la hora de presentar un producto es importante tener una estrategia para conseguir la aceptación de este.
1. Se debe estudiar la posición que tenga la empresa tenga en el mercado ya que de esto depende con que antelación se debe presentar un producto al público ya que en el caso de las pequeñas empresas es más difícil al no tener tanto reconocimiento.
2. Analizar el tipo de producto y los ciclos de compra de los consumidores.
3. Evaluar su impacto en los consumidores y en la audiencia en general.

VENTAJAS DE ANUNCIAR CON ANTELACIÓN UN NUEVO PRODUCTO
1. La cooperación de suministradores, distribuidores y clientes. Hacer copartícipe de tus planes a los suministradores, distribuidores, socios y clientes, generando anticipación.
2. Mejorar los rendimientos financieros.
3. Publicidad gratuita. La atención que prestan los medios está garantizada si se trata de una gran novedad en el mercado. Bien por sus prestaciones de cara al usuario, el avance tecnológico que supone. El beneficio del anuncio permite un posicionamiento anticipado.
4. Congelar a la competencia. La empresa con el anuncio consigue que los consumidores estén pensando en comprarse esos productos en los próximos meses, esperando a su salida.
LOS RIESGOS EN EL LANZAMIENTO ANTICIPADO DE UN PRODUCTO
1. Que el producto no sea suficientemente innovador para satisfacer las expectativas de los consumidores y hacer frente la reacción de la competencia. Ningún enfoque moderno o herramienta de marketing por muy sofisticada que sea garantizará el éxito si un nuevo producto no puede satisfacer las expectativas o debe enfrentarse a la competencia con un resultado incierto.
2. Perjudicar a las ventas actuales de la empresa.
3. Generar expectativas excesivamente altas. Unas expectativas muy altas pueden perjudicar el lanzamiento de un nuevo producto. La empresa debe evaluar cuidadosamente el tamaño del mercado. Una sobrestimación o subestimación puede conllevar riesgos importantes.
4. El producto no sea suficientemente bueno. Según muchos expertos el producto es mucho más importante que las estrategias de marketing plasmadas en lanzamientos anticipativos. Cuando falla un lanzamiento en muchos casos el problema no es la estrategia de marketing: es el producto. Si el producto no es bueno, el marketing no solucionará nada”.

EVENTOS CORPORATIVOS

jueves, 5 de junio de 2008

Congreso








CONGRESO


¿QUE ES?

Un congreso es una reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los miembros de un cuerpo u organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole, aunque generalmente con fines políticos.
Congreso es la denominación utilizada para diversas conferencias académicas y otro tipo de reuniones con un fin de discusión, difusión o intercambio de conocimientos.
Es una reunión de naturaleza extraordinaria con una duración mínima de dos días y cincuenta participantes. Suele tener una periodicidad fija y no está orientada a la generación de negocio sino a la difusión o intercambio de conocimientos. Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates.


Las temáticas más comunes de los congresos, por orden de importancia, son:

médicas
comerciales
públicas
tecnológicas
universitarias

También los partidos políticos deciden la dinámica, programa y estrategias a seguir en un periodo concreto de tiempo a través de congresos.
Con el fin de hacer más atractiva la asistencia a un congreso, las entidades organizadoras se vuelcan en la organización de actividades complementarias o paralelas al mismo. Así, es habitual el diseño de un programa alternativo para los acompañantes consistentes en actividades turísticas o de ocio. Las actividades complementarias a las reuniones son, por orden de importancia:

gastronómicas
turísticas
culturales
compras

ORGANIZACIÓN DE UN CONGRESO





Tema y elección del Nombre Lo primero que debemos evaluar es el tema. En la actualidad en los encuentros de este tipo se abordan todo tipo de temáticas.Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates, una serie de datos que faciliten no sólo información sino un contenido real sobre el tema central del congreso.Veremos que a un congreso pueden asistir varios cientos de personas, reunidas en un auditorio u hotel, por lo que ya nos da una idea de su globalidad.

En la medida de lo posible debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el congreso sea afín al acto que aborda. Fecha y Lugar Por lo general planearemos un congreso con la suficiente antelación como para poder prever dónde conviene celebrarlo, además de preparar todo el material (Cronograma de actividades, planilla de inscripciones, etc.) para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelación posible.A la hora de escoger la fecha, sería interesante no ceñirse a una sola sino jugar con dos o tres posibilidades, previendo que los ponentes no siempre están disponibles.


Y en cuanto al lugar se refiere tener en cuenta otras cuestiones:


· La Concurrencia: Debemos prever cuanto público asistirá al evento, de manera que podamos calcular qué capacidad debe tener el auditorio.


· Mobiliario: Debemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o de una mesa de presidencia. Al mismo tiempo debemos comprobar que la decoración sea la adecuada.


· Servicios técnicos: Si precisamos realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos o proyección de datos, es muy importante saber con qué cuenta la sala, para su contratación o no.A efectos de calibrar el sonido, estableceremos el número de micrófonos que precisaremos y si deben ser inalámbricos.Otro dato a tener en cuenta es la iluminación de auditorio.


· Salas Anexas: Siempre es importante disponer de otra sala en la que podamos recibir a los ponentes o efectuar algún tipo de preparación de sus conferencias.Por otra parte también puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa, presentaciones o donde se servirá un coffee break o cócktel.


· Accesos y complementos:Debemos contar con un salón o recinto de congresos que sea céntrico o de fácil acceso, que disponga de estacionamiento propio o cercano.Preparación de invitados y convocatoria


· Contactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso.


· Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podrían estar interesadas en la convocatoria.


· Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia.


· Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes ponentes y temas del acto.


· Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe pasar por escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a todos y cada uno de los ponentes por teléfono o e-mail, el día y la hora de su conferencia.


· Al márgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las credenciales del congreso que oportunamente le hará llegar junto con las reservas del hotel y los pasajes de traslado a la ciudad.Alojamiento y entretenimiento Tanto para los disertantes como para los asistentes al congreso, se deberá tener en cuenta el hospedaje, aconsejamos que éste se encuentre cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, de no ser así, se deberá prever los traslados hasta el recinto.


Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los disertantes y asistentes al congreso sean invitados a asistir a algún espectáculo o acto que sirva para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.Otro punto que no se debe descuidar es la atención de los acompañantes de disertantes y de asistentes. Por lo que debemos prever el resto de las comidas ya que no todos poseen restaurante en el mismo.A su vez los días de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante ofrecer coffee break a los asistentes, como así también cena de bienvenida y final de congreso.En este caso será el RRPP del evento quien se encargará de entregar las invitaciones convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestión. O bien en el programa podemos advertir que durante el desarrollo del congreso habrá una serie de actividades paralelas.


El Equipo Humano Todo congreso o acto necesitará de un equipo humano encargado de su gestión. Entre éstos, los más imprescindibles son:


· Director de Congreso:Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo.


· Jefe de Prensa:Que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa.


· Jefe de Relaciones Humanas:Se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajarán en el evento, manteniendo un clima de trabajo armónico.También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento.


· Presentador:Podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones


* Promoción:Se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de conseguir auspiciantes que sostengan el evento.


· Economía:Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como mantener el evento dentro del presupuesto. También se encarga de la inscripción de los participantes.


· Protocolo:Se encarga de velar por la correcta imágen del evento, ésto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargará de guiar al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada.


· Seguridad:Deberá velar por la seguridad de los asistentes. · Personal auxiliar de Salas:Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.



Inauguración y Desarrollo del Evento





Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa o con una cena de presentación en la que participarán todos los asistentes y los cargos directivos del congreso.Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguración donde se podrá hacer la presentación de los directivos y dar lectura al programa del evento. Un buen final y la despedida La finalización de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio, por ello una de las soluciones más adecuadas sería la de convocar a los medios de comunicación e invitarlos a un cócktel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento y si éste tiene una periodicidad establecida, hacer las invitaciones para el próximo evento.En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, también se podría dar algún souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participación en el acto. En la medida de lo posible sería un buen gesto entregar un pequeño detalle al acompañante.Un último detalle formal consistiría en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el director agradeciéndole nuevamente su participación.



Resumen


· Prever con antelación las posibles fechas.


· Establecer previamente la presencia de disertantes por teléfono o e-mail.


· Confirmar por teléfono y escrito su participación y temario.


· Hacer llegar a los posibles asistentes la documentación necesaria del congreso.


· Establecer un programa paralelo para los acompañantes.


· Prever los actos de presentación a la prensa mediante una conferencia de prensa o cócktel.


· Concluir siempre con una cena o acto festivo.


· Entregar un obsequio de participación a los disertantes y asistentes, y en lo posible a los acompañantes

martes, 3 de junio de 2008

EVENTO

¿QUÉ REPRESENTA EL
TERMINO EVENTO?


En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

¿CÓMO SE ORGANIZA UN EVENTO?

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:


  • Elaboración de la lista de invitados


  • Envío de las invitaciones correspondientes


  • Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones


  • Contratación de catering


  • Contratación de un ambiente musical

  • Decoración del local o sitio correspondiente.

  • Micrófonos y atril en caso de posibles discursos


  • Telefonía fija y móvil


  • Proyectores
    etc...


  • Compra de posibles obsequios a los asistentes



PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN:

Organizar eventos para promover la reunión de colectivos facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los públicos.La importancia de conocer las características de los eventos en donde la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a:


  • Tipo de colectivo que desea reunir.
  • Para qué desea recibirlos.
  • Cómo abordar el tema central por el que se les reúne.
  • Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización.

A continuación una clasificación de eventos para organizaciones y entidades.

  1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial)
  2. Eventos informativos (ruedas de prensa, ...)
  3. Eventos de intercambio de experiencias

- Congresos

- Paneles

- Encuentro

- Simposio

- Eventos formativos-didácticos

- Seminarios

- Conferencias

- Mesas redondas

- Foro/Coloquio

- Charlas


5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales

- Cócteles y recepciones

6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o específicas).

7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociación, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisión, ...)Pero para realizar todas estas reuniones de colectivos de organizaciones y entidades hay que llevar a cabo un plan, que se subdivide en varias partes a lo largo del tiempo:


OBJETIVO DE UN EVENTO:

Integra la gestión de actos y eventos como un elemento más dentro de la estructura general del plan de marketing.

-Dominar las técnicas más novedosas e imprescindibles para la correcta gestión de cualquier tipo de evento.

-Definir la Planificación Estratégica, el Protocolo, la Comunicación o la Logística asociada al evento.

-Hacer de la organización de actos una herramienta de comunicación estratégica eficaz para desarrollar con efectividad futuras acciones comerciales.

VIDEO ASAMABLEA


ASAMBLEA

Es un órgano político en una organización que asume decisiones. En ocasiones asume total o parcialmente el poder legislativo y, a veces, todos los poderes posibles. Una asamblea se forma por muchas personas que pertenecen a la organización, están relacionadas o tienen el permiso explícito de la misma para participar.
Muchas organizaciones democráticas tienen una asamblea como órgano máximo de decisión, como es el caso de las organizaciones sociales, sindicales, profesionales y, sobre todo, los estados. Las asambleas más conocidas son los parlamentos o congresos de los estados.
En la teoría anarquista se denominan asambleas a las reuniones donde todos los afectados por un determinado asunto o miembros de una misma organización pueden dar su opinión o decidir sobre un tema directamente y sin representantes (democracia directa). En este tipo de asambleas suele preferirse la decisión por consenso para llegar a acuerdos mínimos aceptables para todos los implicados y reservarse las votaciones para los casos en los que no hay acuerdo posible. La asamblea es la que aprueba las leyes.


OBJETIVO:

Históricamente (en la política) las Asambleas se formaron para facilitar la participación democrática del pueblo en las decisiones que podían afectarlos. Esta forma de política fue una de las primeras para contribuir a la desaparición del despotismo; Por esa razón las asambleas fueron prohibidas en los países y regiones donde reinaba (reina) la monarquía.
Y aun en la actualidad las asambleas son suprimidas en muchas partes del mundo; así como en los gobiernos autoritarios, las asambleas que son permitidas pueden tener ciertas prohibiciones, al exponer opiniones, o en la toma de decisiones.

DOS TIPOS DE ASAMBLEA:
  1. LAS ORDINARIAS: Las ordinarias las conocemos como aquellas que se realizan periódicamente, generalmente en forma anual y cuyo objetivo es tratar temas ya fijados por el reglamento aunque puedan también incluirse otros de interés para el consorcio.
  2. LAS EXTRAORDINARIAS: Las extraordinarias por otra parte no se diferencian en mucho de las ordinarias salvo por el hecho de que en ellas se tratarán temas que no admiten dilación.



El VALOR que tienen:

Son las REUNIONES de un grupo o colectivo de personas, abiertas a todas las personas del colectivo,donde se encuentran, que ya vale mucho, se sienten funcionar como integrantes del colectivo, todos oyen lo que dicen todos los demás, al menos en teoría todos tienen OPORTUNIDAD de HABLAR... y si se toman DECISIONES, no toman unas cuantas, a veces sin que se enteren los demás, las toman todas, allí mismo, ya sea por "CONSENSO" (despues de hablar un rato del asunto todos, estan de acuerdo en la solución),o por VOTACIÓN, y aceptación por la minoría de lo que se decide por MAYORÍA.

¿Qué PROBLEMAS suelen aparecer en ellas ?
BASTANTES. Por eso es importante DETECTARLOS e intentar RESOLVERLOS, EXPERIMENTANDO
nuevas FORMAS de hacer las asambleas que EVITEN o DISMINUYAN esos problemas.
- SE OYEN MÁS los que HABLAN más FUERTE, o tienen más HABILIDADES ORATORIAS,mientras que los más TÍMIDOS o NO HABLAN o NO se les oye y se les interrumpe, cuando a veces son los que más reflexionan.
CONFERENCIA




Cuando hablamos de conferencia, nos referimos a un tipo de discurso enunciado en público, que cumple con ciertas características que lo distinguen de, por ejemplo, un discurso político, un debate, etc.

Aunque la conferencia no es una exposición propiamente tal, se nutre de ella, puesto que también entrega información. Sin embargo, el contenido de la conferencia es complementado con elementos o herramientas visuales como gráficos estadísticos, fotografías, videos, etc.

Por otra parte, el fin de un discurso expositivo es entregar información, mientras que el objetivo de una conferencia es convencer al auditorio de que tome una actitud activa frente a un determinado tema, como por ejemplo, que se conviertan en personas ecologistas.



Elementos de la situación de enunciación de una conferencia



El emisor (conferencista): es un sujeto (hombre o mujer) que está investido/a de autoridad, representatividad, competencia cognoscitiva o ética sobre asuntos de interés colectivo. Normalmente es representante de una colectividad o de parte de un sector de una determinada colectividad, la que se convierte en su receptor colectivo y con la cual establece una relación jerárquica.

Tema o materia: la conferencia aborda asuntos de importancia o relevancia grupal, colectiva, o comunitaria; materias propias de la res publica o ‘cosa pública’.

Finalidad: como finalidad, la conferencia busca comunicar una determinada concepción, visión o interpretación de temas y problemas que conciernen e importan a la vida de una colectividad para influir en ella, haciéndola tomar conciencia o reflexionar sobre los temas, orientándola o moviéndola a compartir visiones y metas, a tomar decisiones, acuerdos y/o a adoptar determinadas actitudes o comportamientos



Contexto y circunstancias de enunciación: la formalidad y ritualidad que enmarca la emisión de discursos públicos; su "puesta en escena", el nivel formal del habla, recursos verbales y no verbales que utiliza para tener alcance y eficacia colectivos.

Puntos esenciales de una conferencia
Para preparar y llevar a cabo una conferencia, se debe tener en cuenta ciertos puntos importantes que permitirán un desarrollo exitoso de su ejecución:

Control de tópicos a abordar en el discurso:

Toda conferencia debe amoldarse al público al cual va dirigida. Armar una estructura orientativa paso a paso, colaborará en el desarrollo de nuestra exposición. Si pretendemos dar ejemplos que requieren de esquemas o gráficos, podemos ayudarnos con transparencias o folletos adicionales para que el auditorio siga cada tema sin distracciones.

Evitar la lectura:



Al leer lo que queremos exponer durante la conferencia, corremos el riesgo de aburrir y adormecer a la audiencia, aun cuando esta domine el tema que abordamos.

Control del tono de voz:

Debemos tener en cuenta que los matices que podamos incorporar a nuestra conferencia, están relacionados con la acústica y la preparación técnica de la sala (micrófonos, amplificadores y cualquier otro elemento que colabore en el desarrollo de la conferencia). Las personas encargadas de estos detalles técnicos, pueden entregarnos la información sobre las características del espacio donde se desarrollará nuestro discurso. El objetivo es lograr que todos los asistentes oigan nuestro mensaje. Para exhortar o llamar la atención en algún tópico, podemos elevar el volumen de la voz, pero con la precaución de que no resulte un tono agresivo.

Control del punto de contacto visual :



Debemos procurar que el público se sienta importante. Para ello podemos usar la técnica de dirigir la mirada hacia todos los sectores de la sala de conferencia. Muchos conferencistas cometen el error, por nerviosismo o falta de experiencia, de hacer foco solamente en un área del auditorio en desmedro de las demás.

Control del lenguaje corporal:

Desde el comienzo de nuestro discurso, debemos manejar con moderación nuestra gesticulación facial, los movimiento de brazos y manos. Si realizamos giros bruscos, corremos el riesgo de que nuestro discurso repercuta negativamente en el auditorio o, en última instancia, no lograremos convencer con nuestros conceptos. Si consideramos la posibilidad de desarrollar todo el discurso de pie, eso dará un perfil dinámico a la conferencia.

Trato cuidadoso y respetuoso de la audiencia:
Durante el desarrollo de la conferencia, debemos mantener un trato cuidadoso y respetuoso con la audiencia. Para ello debemos evitar dirigirnos al público mediante el tuteo. Esta conducta permite establecer sin ambigüedades la relación asimétrica entre emisor y receptor que domina todo discurso enunciado en público

Recaudar datos del auditorio:

Ante la consulta de algún participante de la conferencia, debemos evitar incurrir en discusiones interminables o en tratar convencer a esta persona de lo contrario a lo que él o ella plantea. Para ello, tenemos que ser capaces de manejar un criterio amplio de opiniones.

























































































































RUEDA DE PRENSA

VIDEO DE EVENTO EMPRESARIAL

lunes, 2 de junio de 2008

MESA REDONDA

MESA REDONDA



Esta técnica consiste en que un grupo de expertos sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema el cual exponen ante el grupo en forma sucesiva.
Se utiliza esta técnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de
vista divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado tema o cuestión. La Mesa Redonda ha sido difundida ampliamente por la televisión, donde, por ejemplo, políticos de diversos partidos exponen sus puntos de vista contradictorios acerca de un hecho o medida de gobierno.
Los integrantes de la Mesa Redonda (que pueden ser de 3 a 6 personas, aunque generalmente son 4) deber ser elegidos, pues, sabiendo que han de sostener posiciones divergentes u opuestas sobre el tema a tratarse; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Además, han de ser expertos o buenos conocedores de la materia, y hábiles para exponer y defender con argumentos sólidos su posición.
La confrontación de enfoques y puntos de vista permitirá al auditorio obtener una información variada y ecuánime sobre el asunto que se trate, evitándose así los enfoques parciales, unilaterales o tendenciosos, posibles en toda conferencia unipersonal.
La Mesa Redonda tiene un director o coordinador cuyas funciones se mencionaran más adelante. En cuanto a la duración, es conveniente que no se extienda más allá de los 60 minutos, para permitir luego las preguntas que desee formular el auditorio durante el lapso que se considere prudente.






Cómo se realiza:







Preparación:


Una vez decidido el tema o cuestión que desea tratarse en la Mesa Redonda, el organizador debe seleccionar a los expositores de los distintos puntos de vista, de acuerdo con los requisitos ya expuestos. Se hará una reunión previa con los participantes con el objeto de coordinar el desarrollo, establecer orden de exposición, tiempo, temas y subtemas por considerar, etc. La Mesa Redonda requiere esta preparación, a pesar de que en su desarrollo público se manifieste luego una situación espontánea.
El organizador debe prever asimismo el ambiente físico donde tendrá lugar la Mesa Redonda, el equipo, los horarios, las invitaciones, etc. Los miembros de la Mesa Redonda deben estar ubicados en un escenario donde puedan ser vistos por todo el auditorio. Generalmente el coordinador se sienta en el centro, detrás de una mesa amplia, y los expositores a su derecha e izquierda formando los respectivos "bandos" de opinión:

Desarrollo:
1. Ubicados en el escenario los participantes, el coordinador abre la sesión con palabras iniciales, mencionando el tema por tratarse, explica el procedimiento que ha de seguirse, hace la presentación de los expositores agradeciéndoles su cooperación, comunica al auditorio que podrán hacer preguntas al final, y ofrece la palabra al primer expositor.
2. Cada expositor hará uso de la palabra durante 10 minutos aproximadamente. El coordinador cederá la palabra a los integrantes de la Mesa redonda en forma sucesiva, y de manera que se alternen los puntos de vista opuestos o divergentes.
Si
un orador se excede demasiado en el uso de la palabra el coordinador se lo hace notar prudentemente.
3. Una vez finalizadas las exposiciones de todos los participantes, el coordinador hace un breve resumen de las ideas principales de cada uno de ellos, y destaca las diferencias más notorias que se hayan planteado. Para ello habrá tomado notas durante las exposiciones.
4. Con el objeto de que cada expositor pueda aclarar, ampliar, especificar o concretar sus argumentos y rebatir los opuestos, el coordinador los invita a hablar nuevamente durante unos dos minutos cada uno. En esta etapa los expositores pueden dialogar si lo desean defendiendo sus puntos de vista.
5. Minutos antes de expirar el plazo previsto, el coordinador da por terminada la discusión y expone las conclusiones haciendo un resumen final que sintetice los puntos de coincidencia que pudieran permitir un acercamiento entre los diversos enfoques, y las diferencias que quedan en pie después de la discusión.
6. El coordinador invita al auditorio a efectuar preguntas a los miembros de la mesa sobre las ideas expuestas. Estas preguntas tendrán sólo carácter ilustrativo, y no se establecerá discusión entre al auditorio y la mesa. Las personas del auditorio tendrán derecho a una sola intervención.

Sugerencias prácticas:






· El coordinador ha de ser imparcial y objetivo en sus intervenciones, resúmenes y conclusiones. Tendrá agilidad mental y capacidad de síntesis, y será muy prudente en el tiempo que tome para su participación (lo importante en la Mesa Redonda es conocer las ideas de los miembros invitados).
· El coordinador debe ingeniarse para desalentar cordialmente las intenciones polémicas de algún integrante del auditorio. De la mejor manera posible insistirá en aclarar que las preguntas del público no deben convertirse a su vez en "exposiciones" sobre el tema, y que una vez contestadas no deben llevar a la discusión.








MONTAJES UTILIZADOS PARA REALIZAR UNA MESA

REDONDA:












simposio
















SIMPOSIO







Esta técnica consiste en que un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de u tema o problema en forma sucesiva ante un grupo.
Cuando se desea obtener o impartir información fehaciente y variada sobre un determinado tema o cuestión, vistos desde sus diferentes ángulos o aspectos, se puede recurrir a la técnica del Simposio.
La técnica consiste en reunir a un grupo de personas muy capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando así un panorama lo más completo posible acerca de la cuestión de que se trate. Es una técnica bastante formal, que tiene muchos puntos de contacto con las técnicas de la Mesa Redonda y con el Panel. La diferencia estriba en que en la Mesa Redonda los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos, y hay lugar para un breve debate entre ellos; y el Panel los integrantes conversan o debaten libremente entre sí. En el Simposio, en cambio, los integrantes exponen individualmente y en forma sucesiva durante unos 15 o 20 minutos; sus ideas pueden ser coincidentes o no serlo, y lo importante res que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema, de modo que al finalizar éste quede desarrollado en forma relativamente integral y con la mayor profundidad posible.
El Simposio es útil para obtener información autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden "posiciones" (como en la Mesa Redonda), sino que "suman" información al aportar los conocimientos propios de su especialización.










Cómo se realiza:
Preparación:





Elegido el tema o cuestión que se desea tratar, el organizador selecciona a los expositores más apropiados (que pueden ser de 3 a 6 personas) teniendo en cuenta que cada uno de ellos debe enfocar un aspecto particular que responda a su especialización.
Es conveniente realizar una reunión previa con los miembros del Simposio, para intercambiar ideas, evitar reiteraciones en las exposiciones, delimitar los enfoques parciales, establecer el mejor orden de la participación, calcular el tiempo de cada expositor, etc.
Además de esta reunión previa de planificación, los integrantes del Simposio y el organizador, así como los coordinadores si no lo es el mismo organizador, se reunirán unos momentos antes de dar comienzo para cerciorarse de que todo está en orden y ultimar en todo caso los últimos detalles.
El organizador debe preparar convenientemente el ambiente físico donde se desarrollará el Simposio. El público podrá observar cómodamente a los expositores, para lo cual será preciso que estos se hallen ubicados sobre una tarima o escenario. Los expositores y el coordinador estarán sentados detrás de una mesa amplia, y en el momento en que les corresponda intervenir pasará, a ubicarse al atril que se habrá colocado en un lugar estratégico en el escenario:


Desarrollo:



1. El coordinador inicia el acto, expone claramente el tema que se ha de tratar, así como los aspectos en que se le ha dividido, explica brevemente el procedimiento por seguir, y hace la presentación de los expositores al auditorio. Hecho esto cede la palabra al primer expositor, de acuerdo con el orden establecido en la reunión de preparación.
2. Una vez terminada cada exposición el coordinador cede la palabra sucesivamente a los restantes miembros del Simposio. Si la presentación hecha al comienzo ha sido muy superficial, puede en cada caso referirse al curriculum del expositor cuando llega el momento de su participación. Lo recomendable es que las exposiciones no excedan de 15 minutos, tiempo que variará según el número de participantes, de modo que en total no se invierta más de una hora.
3. Finalizadas las exposiciones de los miembros del Simposio, el coordinador puede hacer un breve resumen o síntesis de las principales ideas expuestas. O bien, si el tiempo y las circunstancias lo permiten, puede invitar a los expositores a intervenir nuevamente para hacer aclaraciones, agregados, comentarios, o para hacer algunas preguntas entre sí. También puede sugerir que el auditorio haga preguntas a los miembros del Simposio, sin dar a lugar a discusión; o que el auditorio mismo discuta el tema a la manera de Foro. Todas estas variantes posibles dependen del criterio que desee aplicarse en la organización.







MONTAJE UTILIZADO PARA LA REALIZACIÓN DE UN SIMPOSIO







Rueda de prensa

RUEDA DE PRENSA

¿Que es?
Una Rueda de prensa es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda.

La rueda de prensa consiste en que uno o más personajes que deseen expresar algo o dirigirse al público se ubican en la parte delantera de un recinto frente a un número que es indeterminado de periodistas de diferentes medios de comunicación, quienes tienen el objetivo de hacerle preguntas a dichos personajes para poder conseguir algún tipo de información.


Se puede decir que una rueda de prensa es una especie de entrevista de carácter grupal en donde el tiempo es limitado y en donde cada quien tiene derecho, por lo general, a hacer una o dos preguntas

¿Quien la convoca?
Están convocadas por instituciones, partidos políticos, sindicatos y grupos empresariales, que a su vez son los que tienen mayor poder de convocatoria. También pueden convocarla todos aquellos grupos o movimientos sociales que deseen dar a conocer a la opinión pública algún asunto. Se sirven de este método asimismo las entidades organizativas y promotoras de distintas actividades para hacer llegar sus programas a la ciudadanía y los famosos (futbolistas, cantantes, actores,escritores).

OBJETIVO
Es dar a conocer la información dada por las personas que la convocaron y realizar preguntas con el fin de resolver dudas y conocer mas datos acerca de lo que se habla, por medio de los medios de comunicaión por la comodidad que implica, por la cantidad de tiempo que se economiza y por que logra acceder a muchas personas.

TEMAS
Los temas que se tratan en las ruedas de prensa son muy variados y dependen de los intereses de los organizadores. Cuando el periodista acude a la rueda de prensa sabe de antemano los temas a tratar y en muchas ocasiones se les entrega por escrito un pequeño resumen con el contenido del acto.

PREPARACIÓN
* Antes de dar una rueda de prensa debemos invitar a los medios. Enviaremos un comunicado (escrito, fax, etc), en el que habremos de indicar claramente:

1. Quien da la rueda de prensa.

2. Para que se da la rueda de prensa (objetivo de la misma).

3. Lugar (aportando los mayores datos posibles), fecha y hora del acto.

4. En determinados casos se adjunta carta o tarjeta de respuesta, para confirmar las asistencias.

* Preparativos


1. Capacidad de la sala. Hay que calcular el número de personas que van a acudir.

2. Redactar los comunicados y resto de información escrita (dossier) a repartir.

3. Cuidar la decoración, sobre todo si van cámaras de televisión y fotógrafos.

4. Ofrecer un vino español o similar a los asistentes.

5. Comprobar el resto de los detalles: megafonía, servicios, carteles identificadores en la mesa presidencial, control de acreditaciones, etc.


EJECUCIÓN

1 Debemos ofrecer un mensaje claro y directo. Cumplir el objetivo para el que fue montada la rueda de prensa.

2 Tenemos que saber que los medios van a reflejar la noticia tal y como teníamos pensado.

3 Establezca unos turnos de preguntas para que los periodistas amplíen la información que desean cubrir.

4 Deje los sitios más delanteros para la prensa gráfica. Y sitúelos siempre de espaldas a la luz (sobre todo en ruedas de prensa al aire libre).

RECOMENDACIONES
Convocar una rueda de prensa, supone desplazar a muchos periodistas y cámaras hasta el lugar donde se celebra. Las mejores horas para ello, son a partir del mediodía hasta la hora de comer, y por la tarde, a partir de media tarde. Hay que tener en cuenta la importancia y objetivo de la rueda de prensa, ya que si la convocamos muy tarde, puede que no salga en los medios al día siguiente (si esa era nuestra intención). Posteriormente, es conveniente hacer un seguimiento en los medios de la repercusión de la información aportada.

MONTAJE

Se utiliza en forma de T, en forma de collar, en auditorio de forma tradicional, semicircular, en forma de V y semicircular en forma de bloque. Se usan estos montajes debido a que permite una mayor interacción entre las personas que dan la rueda de prensa y las personas de los medios de comunicación, se centra un punto central donde estan los autores lo cual logra una mayor visivilidad y de que llegue el mensaje de una forma clara y concisa.