martes, 3 de junio de 2008

EVENTO

¿QUÉ REPRESENTA EL
TERMINO EVENTO?


En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

¿CÓMO SE ORGANIZA UN EVENTO?

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:


  • Elaboración de la lista de invitados


  • Envío de las invitaciones correspondientes


  • Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones


  • Contratación de catering


  • Contratación de un ambiente musical

  • Decoración del local o sitio correspondiente.

  • Micrófonos y atril en caso de posibles discursos


  • Telefonía fija y móvil


  • Proyectores
    etc...


  • Compra de posibles obsequios a los asistentes



PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN:

Organizar eventos para promover la reunión de colectivos facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los públicos.La importancia de conocer las características de los eventos en donde la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a:


  • Tipo de colectivo que desea reunir.
  • Para qué desea recibirlos.
  • Cómo abordar el tema central por el que se les reúne.
  • Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización.

A continuación una clasificación de eventos para organizaciones y entidades.

  1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial)
  2. Eventos informativos (ruedas de prensa, ...)
  3. Eventos de intercambio de experiencias

- Congresos

- Paneles

- Encuentro

- Simposio

- Eventos formativos-didácticos

- Seminarios

- Conferencias

- Mesas redondas

- Foro/Coloquio

- Charlas


5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales

- Cócteles y recepciones

6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o específicas).

7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociación, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisión, ...)Pero para realizar todas estas reuniones de colectivos de organizaciones y entidades hay que llevar a cabo un plan, que se subdivide en varias partes a lo largo del tiempo:


OBJETIVO DE UN EVENTO:

Integra la gestión de actos y eventos como un elemento más dentro de la estructura general del plan de marketing.

-Dominar las técnicas más novedosas e imprescindibles para la correcta gestión de cualquier tipo de evento.

-Definir la Planificación Estratégica, el Protocolo, la Comunicación o la Logística asociada al evento.

-Hacer de la organización de actos una herramienta de comunicación estratégica eficaz para desarrollar con efectividad futuras acciones comerciales.